Descarte de documentos

-------------------------------------------------------------------------------------------

Área Responsável: Seção de Arquivo - SEARQ

Telefone: (61) 3316-3615

Fechar

1º Descarte de Documentos do TSE

O 1º Descarte de Documentos Administrativos do Tribunal Superior Eleitoral é o evento de oficialização dos procedimentos formais necessários para dar prosseguimento ao processo de descarte e eliminação de documentos no âmbito do Tribunal.

Descarte e eliminação de Documentos

Descartar um documento é retirar do acervo arquivístico, após avaliação, documento classificado como sem interesse para a administração e sem valor para efeito de guarda permanente, sendo passível de eliminação ou de alienação. A eliminação é o procedimento de destruição física dos documentos descartados, e a alienação consiste na transferência do material para outro interessado, com finalidades diversas.

Os atos de descartar e eliminar documentos, aos quais se fará aqui referência direta, devem ser respaldados em procedimentos que garantam a sua legitimidade. A avaliação e a destinação dos documentos do Tribunal Superior Eleitoral são regidas pelo Plano de Classificação das Informações e Documentos e pelo Plano de Avaliação e Destinação das Informações e Documentos do TSE, instituídos pela Portaria nº 370, de 1º de dezembro de 2003, em conformidade com a Lei nº 8.159/91. Esses instrumentos definem os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelas unidades do TSE, sendo complementados pelo Edital de Ciência e Descarte de Documentos e pelo Termo de Eliminação de Documentos.

Etapas do descarte de documentos

A primeira etapa do processo de descarte é a avaliação documental realizada pela Seção de Arquivo sob a égide da Portaria-TSE nº 370/2003. Nessa etapa são geradas as listagens para autorização de descarte.

A segunda etapa corresponde ao envio das Listagens de Autorização de Descarte de Documentos aos gestores e à seleção da amostragem documental.

A terceira etapa consiste no processamento, aprovação, publicação do Edital e da Listagem de Descarte no Diário Oficial da União (DOU) e no site do Tribunal Superior Eleitoral, e consulta pública pelos interessados.

Por fim, a Seção de Arquivo elabora e encaminha para publicação no DOU o Termo de Eliminação de Documentos, que tem como finalidade registrar as informações referentes ao ato de eliminação dos documentos.

O que será descartado?

Nesse momento, será dado início ao processo de descarte de documentos relativos ao desenvolvimento das atividades de Administração Geral, Material e Patrimônio, Orçamento e Finanças, Pessoal e Correições Eleitorais, do período de 1982 a 2000.

Do processo de avaliação, resultaram 1.296 caixas-arquivo com documentos para descarte, o que equivale a aproximadamente 181 metros lineares de documentos, 30 mil documentos ou sete toneladas de material.

Vantagens do descarte e da eliminação de documentos

O benefício imediato do descarte de documentos é o aumento do espaço físico disponível, com a consequente otimização da organização e da utilização de recursos no ambiente organizacional.

Dessa forma, o descarte facilita a recuperação de informações e favorece a racionalização do trabalho e a economia de material, liberando recursos para investir na preservação do acervo permanente.

Além disso, a reciclagem do material resultante da eliminação de documentos ajuda a preservar o meio ambiente. Nesse caso, são sete toneladas de papel – o equivalente a, aproximadamente, 42 árvores com 10 anos de idade. Com o descarte e a eliminação de documentos, o TSE reafirma o compromisso com o cumprimento de seu papel social.

Os documentos descartados serão doados ao Programa Agenda Ambiental do TSE – os responsáveis pelo programa procederão, então, à eliminação do material mediante processo ecologicamente correto, possibilitando a reciclagem do papel.

Orientações para pesquisa:

Acesse a Listagem de Descarte.

A página aberta trata-se do Plano de Classificação de Documentos do TSE, com breve descrição sobre o conteúdo de cada uma de suas classes.

Ao navegar na página, por meio da barra de rolagem, pode ser visualizado, à frente de algumas classes, um link para PDF,  que remeterá ao ponto da listagem em que consta o início da relação de documentos a serem descartados. Veja o exemplo:

100-8 Gestão das unidades

Ao abrir a página com a listagem,  a classificação é visualizada em destaque, assim como um ou mais números de protocolos, seguidos de seus respectivos assuntos. Os quatro últimos dígitos do protocolo correspondem ao ano. Confira no exemplo:

Exemplo em PDF

Os pedidos de preservação e alienação da documentação descartada devem ser formalizados à Seção de Arquivo do TSE que encaminhará a solicitação à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Tribunal Superior Eleitoral.

(61) 3316-3322 / 3615 / 3590

arquivo@tse.gov.br